Datenschutzerklärung

Stand: 15. Juni 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.allesgut-anruf.de sowie für die dort angebotenen Informations-, Kontakt-, Demo- und Anrufleistungen des Allesgut-Anrufs.

1. Datenschutz auf einen Blick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung des Allesgut-Anrufs, die Benachrichtigung vereinbarter Kontaktpersonen, die Vertragsabwicklung, Sicherheitsmaßnahmen oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann, zum Beispiel Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Gesprächsinhalte, technische Zugriffsdaten oder Angaben zu vereinbarten Anrufzeiten.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen des Allesgut-Anrufs ist:

warmesHerz gGmbH
Allesgut-Anruf – Digitale Fürsorge der warmesHerz gGmbH
Am Turm 14
03046 Cottbus

Standort Dresden:
Hoyerswerdaer Straße 3
01099 Dresden

Geschäftsführer: Uwe Krenz

Telefon Cottbus: 0355 3555182
Telefon Dresden: 0351 8105194
E-Mail: info@warmesherz.de
Datenschutz: Datenschutz@allesgut-anruf.de

3. Datenschutzkontakt / Datenschutzbeauftragter

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter: Datenschutz@allesgut-anruf.de.

Sofern für die warmesHerz gGmbH ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt ist, sollten dessen Name und Kontaktdaten hier zusätzlich ergänzt werden:
[Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten einfügen].

4. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei einem Hostinganbieter betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten. Dazu können gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und übertragene Datenmenge.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten, Störungen zu erkennen und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website.

Als Hostinganbieter wird nach aktuellem technischen Stand ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, eingesetzt. Mit dem Hostinganbieter sollte ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bestehen.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine verschlüsselte Übertragung per HTTPS. Dadurch können Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.

6. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Technisch erforderliche Cookies dienen der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website. Für technisch nicht erforderliche Cookies, insbesondere Analyse-, Marketing- oder externe Medien-Cookies, holen wir vorab eine Einwilligung ein, soweit dies erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für technisch erforderliche Verarbeitungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG für einwilligungspflichtige Cookies und vergleichbare Technologien. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Formular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Name, Kontaktdaten, Telefonnummer, Nachrichtentext und gegebenenfalls weitere Angaben, die Sie freiwillig übermitteln.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Vorbereitung eines Angebots oder Vertrags sowie zur Dokumentation des Vorgangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Kommunikations- und Dokumentationsinteressen.

8. Demoanruf, Testanruf und Allesgut-Anruf

Wenn Sie einen Demoanruf, Testanruf oder den regelmäßigen Allesgut-Anruf nutzen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten. Dazu können gehören: Name der angerufenen Person, Telefonnummer, vereinbarte Anrufzeit, Anrufrhythmus, gebuchtes Paket, Name und Kontaktdaten einer benannten Kontaktperson, technische Anrufdaten, Gesprächsstatus, Gesprächszusammenfassung, Rückrufwunsch, Hinweise auf nicht eindeutige Rückmeldungen sowie interne Bearbeitungsvermerke.

Der Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des vereinbarten telefonischen Sicherheitskontakts, die Dokumentation des Ergebnisses, die Benachrichtigung einer vorher benannten Kontaktperson oder unseres Büros, die Qualitätssicherung und die Vertragsabwicklung. Der Allesgut-Anruf ersetzt keinen Hausnotruf, keine medizinische Hilfe und keinen Notrufprozess.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragliche und vorvertragliche Leistungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Dokumentation, Systemsicherheit und nachvollziehbare Bearbeitung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Verarbeitung auf einer ausdrücklichen Einwilligung beruht.

Wir bitten darum, über Formulare und im Rahmen des Allesgut-Anrufs keine unnötigen Gesundheitsdaten oder besonders sensiblen Angaben zu übermitteln. Falls im Gespräch dennoch Angaben mit Gesundheitsbezug gemacht werden, verarbeiten wir diese nur, soweit dies für die vereinbarte Leistung, die Benachrichtigung einer Kontaktperson oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Soweit eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

9. CRM, interne Dokumentation und E-Mail-Benachrichtigungen

Zur Bearbeitung von Anfragen, Kundendaten, Anrufereignissen und Benachrichtigungen nutzen wir ein CRM-System. Darin können Kontaktdaten, Vertragsdaten, gebuchte Leistungen, Anrufzeiten, Gesprächszusammenfassungen, Ticketstatus, Prioritäten und interne Bearbeitungsvermerke gespeichert werden.

Wenn eine Kontaktperson benannt wurde, kann diese bei nicht eindeutiger Rückmeldung, Rückrufwunsch, Nichterreichbarkeit oder sonstigem vereinbarten Anlass per E-Mail oder telefonisch informiert werden. Dabei werden nur die für die Benachrichtigung erforderlichen Informationen übermittelt.

10. Telefonie-, KI- und Sprachdienstleister

Für Demoanrufe und automatisierte Telefonkontakte können Telefonie-, Sprachverarbeitungs- und KI-Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere Vapi Inc. sowie technisch angebundene Anbieter für Telefonie, Spracherkennung, Transkription, Sprachsynthese oder KI-Auswertung.

Dabei können Telefonnummern, technische Anrufdaten, Gesprächsinhalte, Transkripte oder Gesprächszusammenfassungen verarbeitet werden. Der Einsatz erfolgt zur Durchführung des Allesgut-Anrufs, zur Erkennung des Gesprächsergebnisses und zur technischen Bereitstellung der Dienstleistung.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung ab. Bei Übermittlungen in Drittländer außerhalb der EU/des EWR achten wir auf geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht.

11. Google Analytics

Sofern Google Analytics auf dieser Website aktiviert ist, nutzen wir diesen Dienst ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung. Google Analytics dient der Analyse der Websitenutzung, damit wir unser Angebot technisch und inhaltlich verbessern können.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen der Nutzung können Daten auch an Google LLC in den USA übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Wenn Google Analytics tatsächlich nicht eingesetzt wird, sollte dieser Abschnitt vor Veröffentlichung entfernt werden.

12. Google Fonts

Die Website kann Schriftarten von Google Fonts verwenden. Aus Datenschutzsicht ist vorzugswürdig, Schriftarten lokal vom eigenen Server bereitzustellen. Wenn Google Fonts lokal eingebunden sind, erfolgt beim Laden der Schriftarten keine Verbindung zu Google-Servern.

Falls Google Fonts extern von Google-Servern geladen werden, kann Ihre IP-Adresse an Google übertragen werden. In diesem Fall sollte die externe Einbindung nur nach entsprechender datenschutzrechtlicher Prüfung und gegebenenfalls nach Einwilligung erfolgen.

13. Google Maps und YouTube

Sofern auf der Website Google Maps oder YouTube-Videos eingebunden sind, können beim Aufruf dieser Inhalte personenbezogene Daten an Google übertragen werden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Externe Karten oder Videos sollten nach Möglichkeit erst nach Ihrer Einwilligung geladen werden. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG. Wenn Google Maps oder YouTube auf der Website nicht eingesetzt werden, sollten diese Abschnitte entfernt werden.

14. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern weitergegeben werden, soweit dies erforderlich ist: Hostinganbieter, IT-Dienstleister, CRM-/Softwareanbieter, Telefonie- und KI-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, Zahlungs- oder Abrechnungsdienstleister, Steuerberatung, Rechtsberatung, Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung sowie benannte Kontaktpersonen im Rahmen des Allesgut-Anrufs.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Server-Logfiles werden in der Regel nur kurzfristig gespeichert, soweit keine längere Speicherung zur Aufklärung von Störungen oder Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

Anfragen ohne Vertragsabschluss werden regelmäßig gelöscht, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Vertrags- und Abrechnungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt. Gesprächszusammenfassungen, Transkripte und CRM-Tickets werden nur so lange gespeichert, wie dies für Durchführung, Nachvollziehbarkeit, Qualitätssicherung, Vertragsabwicklung oder berechtigte Nachweisinteressen erforderlich ist.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte: Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen sowie Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnortes oder die für uns zuständige Aufsichtsbehörde sein.

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den bloßen Besuch der Website grundsätzlich nicht erforderlich. Für Kontaktanfragen, Demoanrufe, Testanrufe oder die Nutzung des Allesgut-Anrufs benötigen wir jedoch die Daten, die für Bearbeitung, Durchführung und Benachrichtigung erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir die jeweilige Leistung nicht oder nur eingeschränkt erbringen.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Automatisierte Auswertungen können genutzt werden, um Gesprächsergebnisse technisch vorzusortieren, zum Beispiel „alles in Ordnung“, „Rückruf gewünscht“, „nicht erreicht“ oder „unklar“. Kritische oder unklare Fälle können anschließend durch eine zuständige Person geprüft werden.

19. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff und unbefugte Veränderung zu schützen. Die Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung angepasst.

20. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste, rechtliche Anforderungen oder interne Prozesse ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.